Formålet med arkivplanen er kvalitetssikring av arkivforvaltningen i kommunen.
Arkivplanen er først og fremst et redskap for organet selv. En god arkivplan gjør det enklere å planlegge periodiske
oppgaver og beregne det fremtidige ressursbehovet. Den vil også være et uvurderlig redskap for dem som skal finne
fram i arkivmaterialet senere.
§ 1-1.Arkivplan
1. Alle offentlige organer skal til enhver tid ha en ajourført arkivplan jf. arkivforskriften § 4.
Arkivplanen skal innrettes slik at den kan brukes som et redskap i organets internkontroll med arkivarbeidet.
Interkontrollen skal sikre at organet utfører arkivoppgavene i samsvar med regelverket, og at problemer blir oppdaget
og tatt hånd om i tide.
Det innebærer at organet har :
- oversikt over lover, forskrifter og dokumentasjonskrav som har betydning for arkivdanningen
- oversikt over organisasjonen og hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arkivarbeidet er fordelt
- kartlagt farer og problemer, vurdert risiko og utarbeidet planer og tiltak for å redusere risikoforholdene
- fastsatt mål for dokumentasjonsforvaltningen
- tilrettelagt for at de ansatte har tilstrekkelig kunnskap, ferdigheter og verktøy for å fange og sikre arkivinformasjon
I arkivplanen skal organet dokumentere hvordan arkivansvaret blir ivaretatt, og hvordan arkivfunksjonen er organisert.
Arkivplanen skal gi en samlet oversikt over organets arkiv.
2. Arkivplanen skal, i tillegg til å oppfylle krav som ellers følger av denne forskriften, minst inneholde:
a) organisering av arkivfunksjonen og delegeringsfullmakter på arkivområdet, inkludert hvor ansvaret for å forvalte arkivene er plassert, samt eventuelle avtaler om kjøp av arkivtjenester,
b) rutiner for dokumentfangst, journalføring, tilgangsstyring og kvalitetssikring av arkivene, jf. arkivforskriften § 12,
c) rutiner for oppbevaring og sikring av arkivene,
d) klassifikasjon som blant annet viser hvilke prosesser arkivdokumentene inngår i, jf. arkivforskriften § 5,
e) oppdatert arkivoversikt som viser hvor arkivdokumentene er lagret,
f) bevarings- og kassasjonsplan med oppbevaringsfrister og rutiner for gjennomføring av planene, jf. arkivforskriften § 16
