Generelle regler som gjelder alle:
Feil som gjøres i sak/arkivsystemet publiseres på postlisten på internett hvis de ikke fanges opp og rettes. Redigering av feil tar mye av Servicetorgets tid. Vi kan derfor sende saken/journalposten tilbake til saksbehandler slik at saksbehandler blir gjort oppmerksom på feilen, og får mulighet til å rette opp dette selv.

Husk at informasjonen som legges inn på journalpost/sak er helt avgjørende for at dokumentet

 - Skal blir funnet igjen senere:

• Tittelfeltet må fortelle hva innholdet er – benytt begreper som vil benyttes ved søk senere
• Avsender/mottaker må være firma der det er firma, personnavn der det er person
• Benytt riktig dokumenttype også ved eposter (innkommende, utgående)
• Dokumentdato – datoen som står på dokumentet
• Husk tilgangskode når sak/dokument inneholder informasjon unntatt offentlighet
• Dato skrives ddmmåå - eks 311299
• Se mer bestemte skriveregler for de ulike fagområdene

Unngå dette i saker og journalposter:

• e-postadresse i avsender/mottakerfeltet – Dette erstattes med firma eller personnavn, alternativt kun det som står foran @-tegnet hvis du ikke har firma/firma
• Skrivefeil
• Forkortelser (inkludert SV: og VS: i eposter)
• STORE BOKSTAVER i hele tittelen – bruk små og store bokstaver
• Innskannede dokumenter skal ikke inneholde printernavn
• Punktum eller spesialtegn som :;!»#¤&=?^¨* (Dette forhindrer gjenfinning - feks "Gnr 12/123-Eksempelveien 1." - her får du ikke søketreff på "12/123" eller "Eksempelveien 1" fordi det er spesialtegn bak).
Det er tillatt å benytte:
«Tankestrek» (Elevmappe – Navn) benyttes også som erstatning for punktum
%- tegn
& i firmanavn som benytter dette
Foroverslash for enhetene som bruker gårds- og bruksnummer